Professioneel samenspel

Bij Groenhuysen staat een cultuur van samen leren en verbeteren centraal. De positiebepaling is het kwaliteitsmanagement-instrument dat Groenhuysen inzet om een open dialoog over kwaliteitsbevordering op te zetten en de stand van zaken op locatie- en teamniveau in beeld te brengen. Het Basiskwaliteitskader, bestaande uit zes bouwstenen met daaronder een aantal onderwerpen, vormt hierin de basis:

In 2022 heeft Groenhuysen het eigen Basiskwaliteitskader verder doorontwikkeld. Gezien de landelijke ontwikkelingen (extern) als ook de doorontwikkelingen binnen Groenhuysen (intern); zijn de volgende accenten aangebracht: De klant en familie/naasten zal nog meer in regie komen; de klant is immers het vertrekpunt van waaruit gehandeld wordt. Aandacht voor veerkracht en een goede samenwerking tussen de klant, de familie/naasten, de medewerker en de vrijwilligers is essentieel (van zorgen voor naar zorgen dat). Daarnaast krijgen sociale innovaties en technologische (hulp)middelen naast de professionele zorg en ondersteuning een prominentere rol. Ook is er aandacht voor duurzaamheid.

Op 1,2 en 3 maart 2022 is Groenhuysen bezocht door een auditor van TÜV en is het Basiskwaliteitskader en instrument positiebepaling opnieuw succesvol gecertificeerd.

Groenhuysen heeft in 2022 verder vervolg gegeven aan de uitvoer van de positiebepalingen. De start van 2022 heeft onder andere door (de gevolgen van) COVID-19 bijstelling gevraagd met betrekking tot de planning. In 2022 zijn 14 kleine positiebepalingen (monitoring ontwikkeldoelen) en 1 grote positiebepaling uitgevoerd.

Op basis van de uitkomsten van de (kleine) positiebepalingen in 2022 kan Groenhuysen constateren dat op steeds meer locaties opgeruimde werkplekken zichtbaar zijn; het project ‘Jouw werk op de rails’ heeft duidelijk verbetering opgeleverd. Medewerkers zorg en facilitair ervaren beiden een duidelijke verbetering in de afstemming en samenwerking. Er is aantoonbaar aandacht geweest voor dossiervoering en de kwaliteitsverpleegkundigen (locatiegebonden) komen steeds meer in regie. Tegelijkertijd hebben locaties te maken (gehad) met verloop van medewerkers, gevolgen van corona en/of verzuim. Ontwikkelingen die niet ondersteunend zijn bij de uitvoering van het ontwikkelplan. Groenhuysen werkt eraan om de succesfactoren volgend jaar verder te verbeteren en op de aandachtspunten een doorontwikkeling te bewerkstelligen.

Eind 2021 is Groenhuysen op het Centraal Bureau gestart met de positiebepalingen ondersteunende diensten. De positiebepalingen vinden plaats binnen de verschillende bedrijfsonderdelen op het Centraal Bureau en worden uitgevoerd door twee externe professionals. De ondersteunende diensten komen door de positiebepaling enerzijds tot een gedeeld beeld op de kwaliteit van de dienstverlening en weten waar ze staan in de ondersteuning aan de locaties. Anderzijds worden, samen met de medewerkers, de prioriteiten bepaald en hieraan opvolging gegeven.

De positiebepalingen ondersteunende diensten worden eveneens uitgevoerd aan de hand van een draaiboek en kwaliteitskader. De uitvoering verloopt vergelijkend met de positiebepalingen op de (zorg)locaties, waarbij verschillende fases (voorbereiding, uitvoering, afronding en opvolging en voortgang) doorlopen worden.

Het kwaliteitskader ondersteunende diensten bestaat uit de volgende drie bouwstenen met bijbehorende subitems:

Eind 2021 is binnen de concernstaf en business control een positiebepaling uitgevoerd. Binnen HRM, zorg(beleid), bedrijfsvoering en behandeling & expertise zijn in 2022 de positiebepalingen uitgevoerd. Alle stafgebieden van het Centraal Bureau hebben een positiebepaling doorlopen en de rode draad (rapportage met overall uitkomsten) is opgesteld wat vervolg krijgt in het project Slim & Slagvaardig Centraal Bureau.

Slim & Slagvaardig Centraal Bureau
In 2022 zijn de voorbereidingen getroffen om het project Slim & Slagvaardig Centraal Bureau in 2023 te gaan realiseren. De aanleiding daartoe heeft een aantal redenen. Als eerste zijn binnen het Strategisch Kompas een tweetal strategieën benoemd, te weten versterken door samenwerking en een slagvaardige organisatie, waarin de samenwerking en ondersteuning tussen de locaties en het Centraal Bureau aan de orde wordt gesteld. Daarnaast hebben in 2022 alle ondersteunende diensten van het Centraal Bureau een positiebepaling ondergaan. De interne klanten hebben aangegeven dat er ruimte is voor verbetering. Tot slot is er de financiële druk waarbij de kosten stijgen en de tarieven onvoldoende mee stijgen.

Voorgaande punten van aandacht hebben ervoor gezorgd dat, wil Groenhuysen toekomstig bestendig blijven, er ook een Slim & Slagvaardig Centraal Bureau moet zijn. Een Centraal Bureau dat helpt om goede en betaalbare zorg aan klanten te leveren en prettig werk voor medewerkers te organiseren in de dynamische context waarin Groenhuysen zich bevindt en binnen de financiële mogelijkheden. Dit vraagt om slimmer en anders (samen)werken, voor maximale toegevoegde waarde van het Centraal Bureau tegen aanvaardbare kosten. Het project wordt door een externe partij, te weten Berenschot, begeleidt.

In 2022 heeft het project ‘Professioneel samenspel’ een verder vervolg gekregen. In het project is de optimalisatie van de uitvoering van het totale zorgproces, waarbij de focus ligt op het zorgleefplangesprek en het kort-cyclisch multidisciplinaire afstemming (MDA), belangrijk. In de pilotfase zijn een drietal locaties met dit project aan de slag gegaan. De pilots zijn bedoeld om het procesontwerp te toetsen. In elke pilot wordt met een beginmeting gekeken hoe de zorgplangesprekken en de multidisciplinaire afstemming momenteel verlopen, wordt de nieuwe werkwijze geïntroduceerd, getoetst en waar nodig herzien. De bevindingen uit de pilots worden verwerkt in het ontwerp zodat de nieuwe werkwijze organisatie breed kan worden geïntroduceerd.

In gezamenlijkheid zijn we gekomen tot werkinstructies en randvoorwaarden (een stappenplan) voor het zorgleefplangesprek en de MDA. Daarnaast zijn ook de werkinstructies voor het medisch overleg en de gedragsvisite gereed. Met betrekking tot de zorgleefplangesprekken kan gesteld worden dat de samenstelling van de zorgleefplangesprekken – EVV’er, regiebehandelaar en klant – vrijwel in de meeste gevallen naar tevredenheid verloopt. Geen van de pilotlocaties hoeft nog voorbereidingstijd in te plannen, wat winst betekent voor de medewerkers. Elke klant en/of diens vertegenwoordiger krijgt één keer per half jaar een uitnodiging voor een gesprek maar hiervan wordt niet altijd gebruik gemaakt.

De eerste ervaringen van de pilot met het MDA op de locaties zijn positief. Bij belangrijke wijzigingen in de behandeling van én de zorg voor de klant kan door het MDA sneller worden geschakeld. Dit draagt bij aan de interdisciplinaire samenwerking, het kunnen leveren van nog meer maatwerk en de klant krijgt sneller de juiste zorg en behandeling. In 2023 zal de verdere uitrol van dit project naar andere locaties binnen Groenhuysen plaatsvinden.

Groenhuysen wil het leer- en verbeterklimaat optimaliseren naar aanleiding van incidenten bij teams, locaties en organisatiebreed. Dit doet we door stil te staan bij mogelijke risico’s, te leren van gebeurtenissen door ze samen te bespreken en te verbeteren.

In 2022 zijn er 7.601 incidenten gemeld. We zien een stijgende lijn als we kijken naar het aantal meldingen in de afgelopen jaren. Dit is een positieve ontwikkeling, wij stimuleren dat medewerkers meldingen maken, zodat we hiervan kunnen leren en verbeteren. Een mogelijke verklaring voor de toename van de meldingen is de nieuwe meldingswijze. Vanaf 1 december 2022 melden namelijk alle locaties die werken met Lable Care via Lable Care (ingangsdatum voor de Wmo is 1 maart 2023). Ysis-gebruikers blijven melden via Zenya. De ervaringen van medewerkers met het melden van incidenten via Lable Care zijn positief. Het bespaart tijd (je meldt in hetzelfde systeem) en het is beter ondersteunend aan het doel van Vim: leren en verbeteren. Er is beter inzicht in de oorzaken, gevolgen en de tijdstippen van de incidenten. Een gebruiksvriendelijke manier van melden stimuleert de meldingsbereidheid. Daarnaast is er de laatste maanden van 2022 veel aandacht besteed (locaties zijn bezocht in het kader van de nieuwe meldingswijze) aan het belang van het melden van incidenten.

In 2023 wordt er een kamer VIM geïnstalleerd, conform de werkwijze van andere kamers. Middels de multidisciplinaire samenstelling van de kamer kunnen we tot integrale adviezen en tot een beter leer- en verbeterklimaat komen. Vim krijgt hiermee een betere positie en structuur binnen de organisatie. De kamer Vim signaleert trends en ontwikkelingen. Op het gebied van medicatie worden deze gedeeld met de kamer Medicatieveiligheid. Na een goede analyse worden er verbeteracties uitgezet.

In onderstaand overzicht staan het aantal gemelde incidenten over het jaar 2022 en 2021.

* Vanaf 1 oktober 2022 zijn er maandelijks locaties bijgekomen die melden via de nieuwe meldingswijze. Niet-klantgebonden gevaarlijke situaties worden niet meer gemeld in Lable Care of Zenya.

Afgelopen jaar is Planetree ondersteunend geweest in de werkgroep ‘Strategisch Kompas’. Op diverse momenten is aandacht gegeven aan een van de strategieën, om zo een steentje bij te dragen aan het levendig houden van onze strategische ambitie. We hebben deelgenomen aan de Planetree conferentie, waarbij we Groenhuysen op de kaart hebben gezet door workshops te geven over het project ‘Jouw werk op de rails’ en hoe we binnen Groenhuysen aan de slag zijn met het ontwikkelen van leerlijnen. Voor deze conferentie was het project ‘Jouw werk op de rails’ genomineerd voor een Planetree project award. Ronald van Nordennen (specialist ouderengeneeskunde) werd tijdens de Planetree Conferentie, gekroond tot winnaar van de Planetree Persoonsaward!

Daarnaast is er verbinding gelegd tussen een Planetree instrument ‘escaperoom Ria’ en ‘intentioneel praktijkleren’. Deze escaperoom creëert bewustwording op het thema mensgerichte zorg en wat vraagt het van jou om een bewoner echt te leren kennen. Vanaf dit jaar is deze manier van leren onderdeel van het leerprogramma van onze leerlingen. In 2022 is besloten om het contract met Planetree te beëindigen, wat niet wil zeggen dat we het belang van mensgericht werken daarmee niet meer ondersteunen. Dit krijgt zeker aandacht in andere Groenhuysen instrumenten, denk hierbij bijvoorbeeld aan het Groenhuysen Basiskwaliteitskader en de kernwaarden van Groenhuysen.

Vanuit de overheid kwamen er in 2018 extra gelden beschikbaar voor de verpleeghuiszorg. Deze zogenoemde transitiemiddelen zijn onder andere bedoeld voor investeringen in kwaliteit. De verschillende (verpleeghuis)zorgorganisaties in de regio stelden in dit kader een aantal thema’s met elkaar vast.

Project 1 – Jouw werk op de rails
Ook in 2022 is de trein van het project ‘Jouw werk op de rails’ doorgereden. De toolkit bestaat uit de volgende vijf modules/wagons:

• De opgeruimde werkplek (module 1)
• De schrapsessie (module 2)
• Technologische ondersteuning (module 3)
• Van inzicht naar inzet (module 4)
• Werk op de rails houden (module 5)

De eerste drie modules waren klaar voor gebruik en in december 2021 is de start gemaakt met de ontwikkeling van module 4 op de pilotlocatie Kerkakkers. Deze pilot is ondertussen geëvalueerd en afgerond.

Op dit moment worden de in de pilot gebruikte instrumenten verder verfijnd en is de planning om deze in het eerste kwartaal van 2023 op de website (https://www.toolkitjouwwerkopderails.nl/) te publiceren. De instrumenten voor module 5 – Werk op de rails houden (borging) zijn ook in 2022 ontwikkeld en op de website gepubliceerd.

Jouw werk op de rails wordt ondertussen organisatiebreed omarmt en eind 2022 is dan ook de keuze gemaakt om de projectstatus ervan af te halen. Daarmee is Jouw werk op de rails het instrument geworden wat binnen Groenhuysen ingezet wordt om de werkprocessen van de zorg te optimaliseren. Jouw werk op de rails draait ondertussen op het merendeel van de locaties van Groenhuysen en wordt door de teams enthousiast ontvangen en positief beoordeeld.

Project 2 – Medische behandelcapaciteit in de regio
Het regionale project ‘Medische behandelcapaciteit in de regio’ bestaat uit drie deelprojecten: taakherschikking, aantrekkelijkheid van het vak en avond-, nacht- en weekenddiensten. In alle deelprojecten zijn medewerkers van Groenhuysen betrokken. In november 2022 vond er een werkconferentie plaats bij Groenhuysen voor bestuurders, specialisten ouderengeneeskunde, verpleegkundig specialisten, GZ-psychologen en managers vanuit verschillende organisaties in de regio. Samen werden vraagstukken en de gezamenlijke uitdagingen besproken om de behandelcapaciteit in de regio op orde te houden. Vanuit Groenhuysen deelden we onze expertise op het gebied van taakherschikking en het regiebehandelaarschap door een specialist ouderengeneeskunde, verpleegkundig specialist of GZ-psycholoog.